Modelo de Termo de Troca de Administradora: modelo prático para condomínio

O momento da troca de gestão da administradora sempre pede muita atenção. É imprescindível que alguns procedimentos sejam seguidos.

Para que a transição seja a mais tranquila e transparente possível, deve-se seguir alguns procedimentos, tais como a entrega de documentos para que a nova gestão possa fazer um estudo detalhado da situação do condomínio.

Também é importante frisar que as administradoras de condomínio pedem um período para finalizar a prestação de serviços, dependendo do que está previsto em contrato, e a empresa contratada também vai precisar de algum tempo para fazer todo casdastramento das informações necessárias.

Toda documentação deve ser repassada para a nova empresa, como também uma carta com a listagem de todos os documentos entregues, protocolada pelo síndico. A relação abaixo, é puramente ilustrativa, podendo ter mais ou menos documentos.

Os documentos não devem ficar sob o poder da administradora antiga. A atual pode notificá-la dando um prazo para a regularização e envio dos documentos, sob pena de ação de busca e apreensão.

Irregularidades na gestão anterior são graves problemas para a gestão atual. Quando o condomínio suspeita de irregularidades conduzidas por má-fé da administradora, deve acionar uma auditoria externa com aprovação em assembleia.

A administradora comunica ao síndico as irregularidades, e este, após deliberação do conselho ou de assembleia geral, poderá constituir advogado e entrar com uma ação judicial ou extrajudicial.

De acordo com o artigo 1.347 do Código Civil, compete ao síndico "dar imediato conhecimento à assembleia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio".

Toda a documentação de um modo geral deve ser arquivada durante 5 anos, apenas a documentação relativa a FGTS e INSS que deve ser guardada por 35 anos.

TERMO DE TROCA DE GESTÃO

Prezado síndico, tendo o senhor sido eleito em assembleia no dia _____, queira, por gentileza, conferir nas pastas que, neste momento, passo para suas mãos, os seguintes documentos:

- Apólices de Seguro;

- Cartão de CNPJ;

- Folhas de Ponto de Funcionários;

- Laudos do PCMSO/PPRA;

- Livro de inspeção do Trabalho;

- Escritura de Convenção; 

- Regularnent0 Interno; livros de Atas de assembleia; 

- Contratos (manutenção e etc.); 

- Pastas de Prestações de Contas; 

- Planilhas de Orçamentos; 

- Plantas do Condomínio; 

- Certificados Operacionais (NR23 - Extintores e Mangueiras. PDSA - Proteção de surtos atmosféricos - Higienização de Reservatórios de Água, Desobstrução e limpeza de Caixas de Gordura,Desinsetização); 

- Comprovantes de pagamentos efetuados (notas fiscais).

- Guias de Recolhimento e Pagamento de Encargos Sociais;

- Benefícios Trabalhistas e Tributos;

- Comprovantes de Pagamentos de Contas;

- Cadastro Atualizado de Condôminos;           

- Livro de Atas;

- Convenção Condominial;

- Regimento Interno.

O presente documento é feito em duas vias.

Tenho certeza de que seu trabalho trará ótimos frutos para a o Condomínio.

Cordialmente,

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Síndico

CPF
                            

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Empresa contratada

CPF